Pour la croissance économique d’une entreprise, il est important de relancer les clients qui ont encore des factures impayées. Si le client ne rembourse pas au plus tôt ses factures impayées, l’entreprise à laquelle il doit des créances court le risque de ne plus jamais les percevoir au fil du temps. C’est pour cela qu’il est judicieux pour toute entreprise d’envoyer fréquemment un mail de relance à ses clients créanciers.
Sommaire
Comment rédiger un mail de relance de paiement ?
Pour rédiger une lettre de relance percutante par mail, vous pouvez faire recours à des logiciels comme CashOnTime. Avec ce logiciel 100 % sécurisé et expert dans le recouvrement des créances, votre entreprise bénéficie d’une stratégie optimale de relance par mail avec :
- De nombreux modèles de mails de relance ;
- Des relances faites de manière automatique ;
- Une aisance à créer des relances personnalisées ;
- Des factures impayées jointes automatiquement aux mails de relance ;
- Un lien de paiement en ligne associé automatiquement à la relance.
Notez que ce dernier point, c’est uniquement dans le cas où le client déciderait de rembourser ses factures en même temps.
À défaut de recourir à des logiciels de recouvrement, vous pouvez aussi opter pour des logiciels de facturation qui vous permettront de déclencher des relances par mail à vos clients créanciers. Ces logiciels vous permettront également de régler vos relances selon les informations que vous désirez y insérer.
Modèle de mail de relance d’une facture impayée
Objet du mail : Retard sur le paiement de la facture (numéro de la facture)
Bonjour (Nom du client précédé de la civilité)
Je m’autorise à vous écrire au sujet de la facture (renseignez le numéro de la facture) qui s’élève à (montant de la facture impayée) et que je vous présente en pièce jointe. Cette facture a été faite le (date d’émission de la facture) et a déjà atteint son échéance depuis la date du (date d’échéance de la facture).
Jusqu’à présent, nous n’avons pas encore reçu le paiement de cette facture, à moins que nous ayons commis une erreur. Nous supposons que vous l’avez peut-être oublié. C’est pour cela que nous tenons à vous le rappeler et vous remercions par la même occasion de bien vouloir passer au paiement de la facture le plus tôt possible.
Toutefois, si vous avez du mal à effectuer le règlement de cette facture, nous vous prions de nous contacter en réponse à cet email, ou nous appeler par téléphone au numéro de l’entreprise.
Merci beaucoup,
Bien à vous
(Signature)
Vous pouvez alors rédiger votre mail de relance de cette manière et l’envoyer au client qui vous doit des créances.
Que faire après une relance ?
Si vous n’obtenez aucun retour du client créancier les jours suivants la première relance, vous pouvez, sans faire recours à une procédure légale, lancer une deuxième relance et même une troisième. Car, il se pourrait bien que votre interlocuteur n’ait pas reçu le mail qui lui est destiné.
En cas de non-paiement de la facture après plusieurs relances
Si après plus de trois relances le client ne réagit pas, vous pouvez procéder à une mise en demeure. Il faudra d’abord lui envoyer une lettre pour le lui signaler. Si le client s’entête toujours à ne pas s’acquitter de ses dettes, ce qui peut handicaper la bonne gestion des finances de votre entreprise, vous pouvez enclencher un processus de recouvrement par voie judiciaire. N’hésitez surtout pas à lui envoyer encore une lettre pour l’avertir des mesures que vous avez entreprises à son égard.
En cas de paiement de la facture
Si après vos nombreux mails de relance, le client rembourse par un chèque ou par virement ses factures impayées, vous devrez lui envoyer une lettre de remerciement. Cela vous permettra de conserver vos relations avec lui. Aussi, ce geste représente pour le client une assurance et ce dernier n’hésitera pas à l’avenir à mettre tout en œuvre pour effectuer le règlement de ses factures le plus rapidement possible.
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